Điều kiện liên quan đến thành lập văn phòng đại diện:

Về Tên Văn phòng đại diện:

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Về trụ sở của Văn phòng đại diện: không được là chung cư/ tập thể

Về phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là: căn cứ Nghị quyết số 04/2018/NQ – HĐND

Căn cứ pháp lý:

Căn cứ khoản 2, Điều 46, luật Doanh nghiệp 2014 quy định:

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện:

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung thông báo gồm:

• Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Thời gian xem xét: 03 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.

Hoặc doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tuyến trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.

Chi phí đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Căn cứ Nghị quyết số 04/2018/NQ – HĐND với hai hình thức đăng kí trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và đăng ký trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh đều được miễn phí phí đăng ký thành lập.

Các loại phí, lệ phí khi thành văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Thứ nhất, về nghĩa vụ thuế đối với văn phòng đại diện :

Căn cứ Nghị định 139/2016/TT-BTC, văn phòng đại diện chỉ nhận tiền từ Khách sạn Sapa để chi cho các hoạt động của văn phòng đại diện và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu – chi tiền (thay Công ty thực hiện thanh toán công nợ từ hoạt động kinh doanh của Công ty) thì không phải nộp thuế môn bài.

Căn cứ vào Điều 16 Thông tư số 156/2013/NĐ-CP, văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (quý) đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế. Nhân viên thuộc văn phòng đại diện có nhận lương nhưng do công ty trả nên nộp tờ khai thu nhập cá nhân chung với công ty.

Thứ hai về chi phí hoạt động:

Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp theo luật mới nhất. Hy vọng với những thông tin trên đây mà TVC Media chúng tôi chia sẻ, các doanh nghiệp trong và ngoài nước sẽ biết cách chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ để mở văn phòng đại diện nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình